Planning prévisionnel en gestion de projet : définition et étapes pour le créer

Dans le cadre de la gestion de projet, des outils permettent de gérer en amont toutes les missions, ainsi que l’équipe de collaborateurs qui vont travailler ensemble pour atteindre l’objectif. Le planning prévisionnel est parmi ces dispositifs qui anticipent sur la réalisation du projet. C’est une approche qui a fait ses preuves et à laquelle beaucoup de Chefs de projet font appel pour mieux fignoler la planification du projet. Toutes les informations sur le planning prévisionnel sont accessibles sur cet article.

Qu’est-ce qu’un planning prévisionnel ?

Le planning prévisionnel, également appelé calendrier prévisionnel, est un support documentaire qui aide à organiser le chronogramme d’un projet. C’est une approche qui permet un visuel global plus simple et parfaitement illustré des étapes, des événements et des jalons d’un projet en suivant un ordre échelonné.

Le planning prévisionnel est donc un document indiquant les dates utiles au bon déroulement du projet incluant le début et la fin d’une tâche. Il indique également les objectifs et les responsabilités de chaque collaborateur. C’est une référence sur laquelle le chef de projet et toute l’équipe vérifient tous les détails sur le projet. Le planning prévisionnel doit être réalisé bien avant que la réalisation du projet soit entamée.

Quel est l’intérêt d’un planning prévisionnel ?

Le planning prévisionnel, comme son nom l’indique, sert à prévoir toutes les étapes, les tâches, les dates importantes et les responsabilités de chacun. Il est sollicité pour plusieurs raisons, dont voici les principales :

• La visualisation de la synchronisation du projet. C’est une représentation graphique, plutôt facile à assimiler, de toutes les dates : celles du début et de la fin du projet, ainsi que la durée et la cadence des jalons, des tâches et des phases du projet
• L’estimation de la date d’échéance du projet. En organisant en amont le projet et en planifiant les missions les unes après les autres, une date estimative de la fin du projet doit émerger
• L’évaluation de la durée de chaque phase. Le rythme de la réalisation de chaque tâche, ainsi que la relation entre les tâches et l’attribution d’une responsabilité de chaque acteur permettent de définir la durée de chaque phase
• L’optimisation de la communication. Toutes les parties prenantes doivent avoir accès à toutes les informations sur le projet et les partager entre elles
• La garantie des ressources nécessaires. Le planning prévisionnel permet également de prévoir un certain budget, les matériels nécessaires et les moyens humains pour réaliser une tâche
• L’organisation de la charge de travail. Le planning prévisionnel sert à mieux gérer le temps de travail, à choisir la bonne personne à laquelle affecter la tâche et à définir les priorités
• Le suivi de l’avancement des travaux. C’est un support parfait pour suivre scrupuleusement l’avancée du projet. C’est à travers le planning prévisionnel que le chef de projet partage les rapports d’avancement du projet

Le procédé pour créer le planning prévisionnel

Le planning prévisionnel est très utile pour toute l’équipe qui travaille dans le projet. Pour le mettre en œuvre, quelques étapes sont requises et doivent être suivies chronologiquement afin d’optimiser son efficacité.

Définition des objectifs et des livrables

La création d’un calendrier prévisionnel doit commencer en précisant les objectifs du projet et en identifiant les livrables afin d’orienter les démarches à faire.

Découpages du projet en différentes phases

Le projet sera ensuite découpé en plusieurs phases. On parle ainsi de découpage séquentiel. Citons en exemple un projet de création d’un site web qui peut se diviser en 3 phases, à savoir la conception, la formule et la production. Le découpage du projet est techniquement appelé « décomposition » ou « désagrégation ».

Hiérarchisation de la réalisation des tâches

Un projet se réalise en remplissant différentes missions. Ces missions constituent les tâches qui doivent être classées par phase. Pour ce faire, on peut faire usage de la technique WBS qui permet de décomposer le projet en tâches moins importantes et facilement gérables.

Evaluation de la durée de chaque tâche

Les tâches définies, il faut alors procéder à l’estimation de la durée de chacune de ces tâches. Cette durée sera déterminée en se référant aux ressources matérielles et financières, ainsi qu’aux moyens humains.

Classement des tâches par leur lien et leur dépendance

La durée des tâches est déterminée, la prochaine étape consiste à effectuer un classement de façon chronologique ces tâches. Ce classement sera effectué en fonction de la dépendance des tâches qui se traduit par la réalisation d’une tâche seulement lorsque la précédente sera réalisée.

Attribution des tâches

Chaque tâche aura son responsable qui sera à la tête d’une équipe. Cette personne doit posséder l’expertise et la compétence pour la tâche qui lui sera assignée.

Définition des dates de début et de fin de chaque tâche

Certes, la durée de la tâche est définie, mais la date de début et celle de la fin ne le sont pas encore. Cette étape utilise souvent un outil d’échéancier sous forme de tableau Excel ou avec un outil de gestion de projet comme le diagramme de Gantt ou encore par le biais d’un logiciel de gestion d’activité.

Placement des jalons

Les jalons qui constituent la fin d’une étape ou la fin d’un travail doivent maintenant être déterminés. Le jalon peut être validé avec une réunion à chaque fin d’une étape-clé.